総務って、よく聞くけれどどんな仕事をしているんだろう…
そう思ったことはありませんか?
総務は会社の何でも屋と言われるほど業務の幅がとても広いです。
備品管理や勤怠管理、会社行事の手配、オフィスの環境づくりまで、その内容は多岐にわたります。
この記事では中小企業と大企業の総務部の業務を比較し、中小企業の総務部の具体的な仕事内容や、どんな人が向いているのか、さらにやりがいと大変さについても解説します。
これから総務を目指す方や、異動で担当することになった方の参考になればうれしいです。
いろんなタイプの”総務”

総務部と言っても会社によって役割は様々です。
今回は大企業の総務と、中小企業の総務の役割を比較してみましょう。
大企業の総務は、”専門特化型”です。
業務が細分化され、担当ごとに区切られています。
例)備品管理の担当、株主総会の担当、福利厚生の担当…
その分特化分野に強みを伸ばせるけれど、かかわる範囲は限定されがちです。
大企業の総務とは対照的に、中小企業の総務は”何でも屋型”です。
担当の垣根がなく、総務以外の仕事も幅広く任されます。
例)総務+経理、総務+人事労務、総務+広報…
すごい人はこれらの業務をすべて一人でできてしまう場合などもあります。
一人でバックオフィスを丸ごと支えている感覚があり、大変ですがやりがいもその分大きいです。
大企業の総務は”専門性”が磨かれる一方で、中小企業の総務は”マルチタスク”が身に付きます。
どちらの仕事も会社を支える大切な仕事です。
大企業の方が労働条件が良く、お給料も高いイメージをお持ちの方が多いかと思います。
私は中小企業の総務の仕事の方が好みなのですが、何の意味があってこの仕事をしているのか、納得感とその先の展開が見えやすいのは中小企業の総務でしょう。
中小企業の総務とは?会社を支える”縁の下の力持ち”の仕事内容

総務は会社の何でも屋と言われることが多い部署です。
各部署がスムーズに働けるように、裏方で環境を整えるのが仕事です会社の中で、どの部署が行うか決まっていない仕事はたくさんあります。
そのほとんどを総務が担います。
お客様が来社された際にスムーズに担当者に取り次ぐことはもちろん、会社の「顔」として第一印象を左右する大切な仕事です。
お茶出しには細やかなマナーがありますが、大切なのはおもてなしの心。
誠実に対応する姿勢があれば大丈夫です。
会社では日々お金が動いています。
売り上げ、経費、そして最終的な利益を正しく把握することは、会社の存続にも直結します。
ほとんどの会社が会計ソフトを使用しており、正確にソフトに仕訳を入力する能力が求められます。
仕訳というものは簿記の勉強で身につくため、資格取得を目指す方が多くいます。
会社の数字を正確に把握し処理することで会社全体がスムーズに回っていきます。
人を集めることは、会社の未来を左右する大切な仕事です。
どんな人がその仕事をするのか、その組織にいる人がどんな人なのかによって会社全体の仕事の質が大きく変化します。
採用活動では会社の魅力をアピールし、良い人材に「この会社で働きたい!」と思ってもらう必要があります。
具体的には…
求人サイトへの登録、運用、それから合同説明会への参加、高校や大学へ求人をすること、採用イベントの企画などを行います。
人の出入りがあるたびに、社会保険関係の手続きや退職金の払いなどの手続きが生じます。
健康保険にこの人が入社しましたので健保に入れてくださいと知らせたり、退職したので外してくださいと知らせる必要があります。
また、会社に入ると自動的に労働保険(雇用保険や労災保険などです)にも加入することになりますが、その手続きも必要です。
そしてこれらの保険は定期的に保険料の見直しや算定を全体的に行っています。
その計算や届出も総務の仕事です。
働くとお給料が発生します。
これは黙っていても自動的に振り込まれるものではなく、誰かが計算しているから振り込まれます。
従業員はお金を得るために仕事をしています。
つまり、ここを間違えると従業員からの会社に対する信用を大きく損ねることにつながります。
そのためとても大きな責任を伴う仕事と言えるでしょう。
最後に、会社運営サポートです。
健康診断の手配、会社の周年行事の運営、就業規則の整備などがその一例です。
特に就業規則は労働関連法の勉強が必要です。
法改正が行われる頃に労働局などが開催するセミナーに出席したり、厚労省の出しているパンフレットなどを活用して勉強する必要があります。
専門的な知識が必要なことから会社全体を巻き込んだ大きな行事まで、大変ではありますが、知識や経験が増える分やりがいを感じられる仕事です。
総務に向いている人の特徴

以上にあげたとおり、中小企業の総務の仕事は多岐にわたります。
これらの業務をすべて一人で行うことはまれで、だいたいがチームで行います。
それでも一人で一つの担当をこなすということは少ないです。
皆で協力して会社全体のスムーズな仕事のサポートをしていくのが中小企業の総務です。
会社の雑務やみんながやらない仕事が集まりやすいのは総務です。
仕事の押し付け合いになってしまってはスムーズに回りません。
みんなで協力して業務を進められる人は総務にぴったりです。
総務ではずっと同じことを続けていれば良いということがありません。
毎月の請求書等のルーチンワークも中にはありますが、特命業務も多いです。
毎日同じ仕事だと飽きてしまう人は総務に向いています。
総務の仕事は直接お金を生み出す仕事ではありません。
営業さんのように仕事を取ってくるということもありません。
裏方としてみんなの役に立っていることにやりがいを感じる方は総務に適しています。
総務のやりがいと大変さ

総務の仕事は正直とても大変です。
しかし世の中には楽な仕事というのは存在しません。
そこにあるのは向いているか向いていないかのみです。
社会保険や労働法関連の勉強が必要だったり、お給料など絶対に間違えるわけにはいかないものがある一方で、雑務もこなしていかなければなりません。
しかし大変さと楽しさはセットです。
勉強を重ね専門的な知識を身に着けながらも、雑務をこなしスムーズに業務をこなす。こんな能力が手に入るのが総務です。
また、会社の意思決定や数字的な部分での経営を一番間近で見られる部署でもあります。
大変な仕事をこなしていくことで着実に自分の能力が向上していっているのがわかります。
まとめ
総務は会社に必要なポジションです。
どんな会社でもお金は動きますし、人が入ったり辞めたりしています。
つまりどんな会社にも必ず総務があるということです。
会社の総務部員として仕事をすることで、自分のスキルを磨き、どんな会社でも通用する自分になりませんか?
この記事を読んでわくわくしたアナタは、絶対に総務部員として輝ける素質を持っていると思います。